De volgende €500.000 ligt op tafel. Welke werkelijkheid beslist mee?

Wanneer feedback pas waarde krijgt als ze feedforward wordt

Een paar van de 600 medewerkers die jaren geleden werden opgeleid, werken niet langer voor de organisatie. Eén van hen is zelfstandig consultant geworden. Twee anderen hebben samen een onderneming opgericht. Een derde ontwikkelt een dienst vanuit expertise die ooit binnen de organisatie ontstond.

De kennis is niet verdwenen. Het vakmanschap evenmin.

Het human capital is gaan bewegen.

En ergens in de eerste maanden van zo’n onderneming gebeurt iets wat ik zelf herken. Er moet een naam komen, een ondernemingsnummer, een boekhouder en misschien een kantoor. Er is communicatie nodig, een huisstijl en een website.

Wie begint met ondernemen, ontdekt snel wat een professionele onderneming allemaal hoort te hebben.

Ik leerde die wereld jaren geleden onder andere bij UNIZO kennen: businessplan, doelgroep, prijs, kosten, marketing en professionele uitstraling. Het was nuttige kennis. Ik zou ze een beginnende ondernemer vandaag nog altijd gunnen.

Alleen zou ik nu één vraag eerder stellen:

Welke werkelijkheid moet u begrijpen voordat u beslist waar uw volgende euro naartoe gaat?

Ik wist destijds dat ik een website nodig had. Dus kocht ik een website. Later bouwde ik een pop-upconcept en investeerde ik in een pand. Voor iedere beslissing bestond een zakelijke redenering. Geen ervan werd genomen met de bedoeling geld te verliezen.

Dat gebeurt in organisaties evenmin. Een directie die €500.000 vrijmaakt voor een systeem, opleiding, reorganisatie of externe expertise, doet dat doorgaans op basis van een verdedigbaar voorstel. Er zijn cijfers, een probleemomschrijving, verwachte opbrengsten en misschien een reeks KPI’s.

Op een bepaald moment ligt de formele vraag op tafel:

Keurt de directie deze investering goed?

Maar de kwaliteit van die beslissing ontstaat eerder. Ze ontstaat in de werkelijkheid die het voorstel heeft bereikt — en in de werkelijkheid die onderweg buiten beeld bleef.

Een directieteam kan scherp analyseren, verschillende scenario’s afwegen en zorgvuldig beslissen. Toch kan het alleen werken met de informatie die aan tafel beschikbaar is. Wanneer de probleemomschrijving te smal is, kosten onder verschillende namen verspreid blijven of human capital vooral zichtbaar wordt nadat het vertrekt, kan een professioneel besluit nog altijd op een onvolledig beeld rusten.

Daarom zijn bij kapitaalallocatie twee bewegingen nodig: feedback terugbrengen en feedforward organiseren.

Feedback brengt terug wat eerdere investeringen werkelijk hebben voortgebracht. Niet om oude beslissingen alsnog goed of fout te verklaren, maar om zichtbaar te maken waar aannames standhielden, waar de werkelijkheid afweek en welke signalen pas later beschikbaar kwamen.

Feedforward maakt die kennis bruikbaar vóór de volgende beslissing. Welke informatie moet nu aan tafel liggen? Wie kent een noodzakelijk deel van de werkelijkheid? Welke gevolgen worden vandaag al opgevangen maar verschijnen nog niet in het voorstel? En waaraan zal de organisatie tijdig herkennen dat zij opnieuw moet kijken?

Feedback verklaart wat achter ons ligt. Feedforward verbetert wat nog besloten kan worden.

Daarmee verandert ook de functie van evaluatie. Ze dient niet alleen om een afgerond project te beoordelen of verantwoording af te leggen over het budget. Haar waarde ontstaat wanneer wat tijdens en na de investering zichtbaar werd, toegang krijgt tot de volgende allocatiebeslissing.

Dat is decision quality.

Niet de belofte dat iedere beslissing juist zal blijken. Beslissen blijft handelen met onvolledige informatie en een toekomst die zich niet volledig laat voorspellen. Decision quality betekent dat een organisatie zorgvuldig bepaalt welke werkelijkheid zij vóór haar besluit moet kunnen bereiken, welke aannames zij maakt en hoe nieuwe informatie later kan terugkeren.

Dat zou ik vandaag ook zeggen tegen de voormalige medewerkers die hun eigen onderneming beginnen. Koop gerust een website. Huur een pand als de onderneming dat nodig heeft. Investeer in zichtbaarheid, infrastructuur en groei.

Maar vraag vóór de aankoop niet alleen wat een professionele onderneming hoort te bezitten. Vraag welke zakelijke beweging de investering mogelijk moet maken, wat u nog niet weet en waaraan u zult herkennen dat de werkelijkheid anders antwoordt dan verwacht.

De schaal aan een directietafel is groter. De verantwoordelijkheid blijft dezelfde.

De volgende €500.000 kan naar een nieuw systeem, extra recruitment, een opleidingsprogramma of een volgende interventie voor een bekend probleem. Voor iedere bestemming kan een overtuigende businesscase worden geschreven.

De vraag is welke werkelijkheid mee aan die businesscase heeft gebouwd.

Heeft de ervaring uit de dagelijkse werking toegang gekregen? Is zichtbaar wat human capital vandaag opvangt? Werd upstream onderzocht waar de nieuwe kost begon te bewegen? En is vooraf bepaald welke informatie na de beslissing moet terugkeren wanneer de aannames niet blijken te kloppen?

Daar begint The Gap.

Niet pas nadat een investering onvoldoende heeft opgeleverd. Niet wanneer dezelfde behoefte opnieuw als budget op tafel ligt. The Gap wordt relevant op het moment waarop een organisatie beseft dat haar volgende beslissing nooit beter kan zijn dan de werkelijkheid die haar bereikt.

Een van de voormalige medewerkers laat een website bouwen. De factuur wordt betaald, de website wordt opgeleverd en alle afspraken zijn nagekomen.

Het verhaal kan daar opnieuw beginnen.

Maar deze keer hoeft de groene KPI niet het einde van de waarneming te zijn. Wat daarna gebeurt, kan terugkeren als feedback en vóór een volgende investering worden georganiseerd als feedforward.

We kunnen het verleden niet opnieuw alloceren.

De volgende €500.000 wel.

Welke werkelijkheid moet vóór die beslissing aan tafel zitten?

Van feedback naar feedforward

Feedback maakt zichtbaar wat eerdere beslissingen werkelijk voortbrachten. De waarde daarvan ontstaat wanneer die werkelijkheid als feedforward toegang krijgt tot de volgende allocatiebeslissing.

AX SEA brengt samen welke informatie verspreid raakte, wie een noodzakelijk deel van de werkelijkheid kent en welke aannames nog in het voorstel verborgen zitten. Niet om de beslissing over te nemen, maar om de directie een vollediger beeld te geven vóór geld, tijd en human capital opnieuw een bestemming krijgen.

Welke werkelijkheid moet aan tafel zitten voordat uw organisatie de volgende investering goedkeurt?