Hamsterdagen in uw winkelkar

Supermarkt AX opende haar deuren op een moment waarop iedere afdeling opnieuw over haar investeringen nadacht.

Voor de opening kregen de topmanagers een winkelkar en een duidelijke opdracht. Finance bewaakte het beschikbare budget, Procurement zocht de beste voorwaarden, IT kocht technologie, HR investeerde in human capital en Operations verzekerde de continuïteit. Iedereen mocht kopen wat zijn afdeling werkelijk nodig had, op voorwaarde dat de investering verdedigbaar was.

Boven de ingang hing de openingsactie:

Dé Hamsterdagen zijn begonnen.

IT vond als eerste een interessante aanbieding. Het softwaresysteem stond al langer op de investeringsagenda en bij een overeenkomst van drie jaar daalde de prijs met 22 procent. De behoefte bestond, de leverancier was betrouwbaar en de businesscase was positief. Het contract ging in de winkelkar.

HR kreeg ondertussen een voorstel voor een ontwikkelingsprogramma. AX wilde investeren in nieuwe vaardigheden en meer intern innovatievermogen. Wanneer de organisatie onmiddellijk 300 opleidingsplaatsen reserveerde, werd de prijs per medewerker aanzienlijk lager. Ook dat voorstel ging mee.

Operations kon externe capaciteit vastleggen voordat de marktprijzen opnieuw zouden stijgen. Procurement onderhandelde nog een bijkomend voordeel en Finance bevestigde dat de investering binnen het beschikbare budget paste.

De winkelkarren vulden zich snel. Niet met overbodige aankopen, maar met technologie, ontwikkeling en capaciteit die de organisatie werkelijk kon gebruiken. Iedere beslissing beantwoordde aan een bestaande behoefte. Iedere topmanager bleef binnen zijn verantwoordelijkheid en iedere korting was aantoonbaar.

Aan het einde van de ochtend stonden de winkelkarren voor het bureau van de CEO. Finance legde de cijfers naast elkaar. Procurement toonde het gerealiseerde voordeel. IT, HR en Operations konden helder uitleggen wat hun aankoop de organisatie zou opleveren.

Supermarkt AX had uitstekend ingekocht.

Enkele weken later verscheen een mogelijkheid die tijdens de Hamsterdagen nog niet zichtbaar was. Een concurrent trok zich terug uit een marktsegment waarin AX al langer wilde groeien. Tegelijk kwam schaarse expertise beschikbaar. Met een gerichte investering kon de onderneming sneller een nieuwe positie innemen dan eerder mogelijk leek.

De opportuniteit paste bij de strategie. Het moment was gunstig en de verwachte waarde aanzienlijk. De CEO wilde bewegen.

Toen kwamen de winkelkarren opnieuw in beeld.

Een groot deel van het budget zat inmiddels in meerjarige contracten. IT had de komende maanden mensen nodig voor de implementatie van het nieuwe systeem. De medewerkers die HR voor het ontwikkelingsprogramma had ingeschreven, waren precies degenen die over de kennis beschikten om de nieuwe marktpositie mee op te bouwen. Operations had haar beschikbare capaciteit al toegewezen.

AX beschikte over het geld, de tijd en het human capital dat deze mogelijkheid nodig had.

Het had alleen al een bestemming.

Geen van de eerdere beslissingen was daardoor plots verkeerd. Het softwaresysteem bleef noodzakelijk. Het opleidingsprogramma kon waarde creëren en de gereserveerde capaciteit beschermde de continuïteit. Iedere topmanager kon zijn investering nog altijd verdedigen.

Toch kon de belangrijkste opportuniteit niet meer in de gezamenlijke winkelkar.

Dat is de blinde vlek van de Hamsterdagen. In een supermarkt is voorraad aanleggen rationeel. Droge voeding blijft lang goed, wordt later gebruikt en is aantrekkelijk wanneer de prijs tijdelijk daalt. Het voordeel verschijnt op het prijskaartje en op de kassabon.

Wat de kassabon niet laat zien, is hoeveel van uw voedingsbudget al vastligt voordat u de verse voeding bereikt.

Aan een directietafel gebeurt hetzelfde. De korting op een meerjarig contract is zichtbaar. De lagere prijs per deelnemer kan exact worden berekend. Het voordeel van vooraf gereserveerde capaciteit krijgt een plaats in de businesscase.

De mogelijkheid die daardoor later niet meer kan worden benut, krijgt geen factuur. Ze verschijnt als een marktpositie die niet werd ingenomen, expertise die elders landde of een innovatie waarvoor de organisatie tijdelijk geen mensen meer kon vrijmaken.

Daar begint allocatie.

Allocatie is niet alleen middelen een bestemming geven. Het is ook beslissen hoeveel geld, tijd en human capital nog géén bestemming mogen krijgen. Niet omdat een directie besluiteloos moet blijven, maar omdat bewegingsruimte zelf economische waarde heeft.

Iedere topmanager in supermarkt AX bewaakte de waarde in zijn eigen winkelkar. Niemand bewaakte de waarde van wat er nog niet in lag.

Precies daar ligt de verantwoordelijkheid van de CEO. De leverancier hoeft alleen zijn aanbod te begrijpen. Een topmanager moet weten wat zijn afdeling nodig heeft. Finance controleert of het betaalbaar is en Procurement of de voorwaarden scherp zijn. De CEO moet kunnen zien wat al die afzonderlijk verstandige beslissingen samen onmogelijk maken.

Dat geldt in het bijzonder voor human capital. Dezelfde mensen kunnen niet tegelijkertijd een systeem implementeren, een opleiding volgen, de continuïteit bewaken en een nieuwe markt ontwikkelen. Hun expertise, aandacht en beoordelingsvermogen kunnen op ieder moment maar ergens landen.

Iedere topmanager kwam terug met voordeel. De CEO bleef achter zonder bewegingsruimte.

Een organisatie kan daardoor op papier nog budget hebben en in werkelijkheid geen bewegingsruimte meer bezitten.

De directie van AX had niets verkeerd gekocht. Ze had alleen nog niet bepaald hoeveel ruimte bewust leeg moest blijven voor een werkelijkheid die zich pas later zou tonen.

Misschien is dat de vraag die vóór de volgende investering op tafel hoort te liggen. Niet alleen wat de organisatie voordelig kan kopen, maar ook welke opportuniteit morgen nog toegang moet kunnen krijgen tot haar geld, tijd en menselijke capaciteit.

Want een volle winkelkar kan uitstekend zijn ingekocht.

En strategisch toch te vroeg gevuld.

Iedere winkelkar klopte. De opportuniteit paste nergens meer.

Waarom AX SEA dit schrijft

Een organisatie alloceert nooit alleen geld. Iedere investering verdeelt ook aandacht, expertise en menselijk vermogen.

AX SEA onderzoekt welke werkelijkheid nog geen toegang kreeg voordat middelen werden vastgelegd. Niet om de beslissing over te nemen, maar om zichtbaar te maken wat de volgende beslissing moet kunnen weten.

Uw winkelkar zit vol voordeel. Waar moet de volgende opportuniteit nog landen?

Ontdek waar human capital het systeem ontmoet

Supermarkt AX en haar Hamsterdagen zijn fictief. De allocatievraag aan uw directietafel niet.